22일은 정보통신의 날. 행정기관에서도 사무처리에 컴퓨터가 이용되기는 하나 하급직원들만 따르는 입장이고 컴퓨터가 사무처리에 이용되는 수준은 아주 초보적이다. 컴퓨터의 워드프로세서화가 된지 오래다. 정보가 컴퓨터에 저장되어 있어도 이를 결재하는 데에는 반드시 프린터를 해야 한다. 그렇다면 군내에서 문서결재가 아닌 전자결재를 하는 곳이 과연 있을까.

보은전화국과 보은위성지구국은 이미 지난해부터 전자결재를 하고 있다. 이들 기관에서는 문서기안에서부터 결재, 통제, 발송, 수신, 보관, 관리까지 문서처리 전 과정을 종합 자동화 하고 전자우편 및 게시판 기능을 제공함으로써 사내기관 및 부서간의 원활한 복합정보유통 체제 확보 및 종이가 없는 사무실 기반을 구축했다. 이에 따라 문서의 발신과 수신에 관련된 각종 문서대장의 자동생성 및 관리가 가능하고 시행문의 자동변화 및 문서에 게재된 수신처 자동지정, 편리한 문서 발신과 수신현황 조회가 가능하게 되는 등 사무의 효율성이 크게 제고되었다.

특히 결재를 위해 장시간 대기하거나 빠른 결재를 요하는 사업의 경우 결재가 늦어짐에 따라 상대적으로 사업추진이 늦어지는 등의 불편이 말끔히 해소된 것이다. 전자결재의 경우 기안자가 문서를 작성, 등록해 결재경로를 지정한 후 결재를 상신하면 최초 결재자와 최종 결재자가 문서 내용을 열어보고 수정내용을 담아 결재를 한다. 그러면 기안자는 결재완료현황을 검토한 후 시행문을 변환시켜 발송을 한다.

또 문서 담당자는 수신된 문서를 접수해 부서함에 회람 또는 공람한 후 해당부서로 전달, 담당자는 선결된 문서를 문서함에 보관하고 업무를 처리하게 된다. 전화국 전명철 국장은 “지난해부터 전자결재를 시행하고 있는데 결재하는데 시간이 소요되지 않아 직원들 사이에 호응이 높다”고 평했다.